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无纸化会议解决方案

作者:来源:访问:时间:2018-08-16 16:10:43

一、无纸化会议系统方案简介

随着人们环保意识的增强,以及各行业对办公模式需求的不断升级,现代化、信息化建设步伐的加快,无纸化办公模式应运而生,在现阶段,无纸化办公已经深入应用到多个行业领域中,从国家政府到社会各界都在响应这一历史的转变,当中,也包括了需要耗费大量纸张的各类型会议。

无纸化办公已经涵盖多个应用领域,其中会议应用也是重要组成部分之一。无纸化会议系统是使用现代通信技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。保护环境,人人有责,为了我们共同的家园。



二、无纸化会议系统方案设计原则

1、环保:节能环保、绿发展是一个永恒的主题。这是贯彻建设生态文明战略,促进制造业可持续发展的必然选择

2、安全:会议文件的保密性是各类型会议共同考虑的问题。纸质文件的发放及回收是文件涉密的最大通道,无纸化会议系统让文件的发放、回收简单化,安全性、保密性大大提升。

3、高效:每次会议召开之前,会议文件的准备、打印、装订、分发、回收、销毁等工作,需要我们投入大量的人力与时间去为其服务;会议投票时,选票的制作、发放、回收、统计等,更是让我们极其繁琐与头疼,效率低下,且容易出错。无纸化会议系统,彻底解决了我们会议准备与会后整理的问题,解放了大量的劳动力,节省了会务时间,提高了工作效率,也保证了会议的品质。

4、易用:随着科技的发展,信息化的普及,在功能实现的基础上,还需要考虑的是产品的易用性。人性化的设计可以大大的降低对于使用者的要求,提高无纸化会议系统实用性。


三、解决方案

1、无纸化会议交互系统功能描述

1.1会中功能

l  会议签到:选择参会人员,支持密码签到

l  会议信息:显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题

l  会议文档:文件即时更新,显示有权限阅读会议议题和文件,支持pptdocxlsdocxpptxpdfpngjpgtxt格式。支持文件阅读权限设置。

l  其他文件:支持视频,音频,CAD等文件分发,并支持第三方软件打开使用

l  会议通知:即时广播多条会议通知

l  会议秘书:支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”;强制同步、投票流程管理(开始、暂停、结束,发布结果),强制与会者签出,处理呼叫服务,控制其它文件同步

l  文件批注:支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小,批注文件自动保存

l  同屏方式:阅读或批注过程中,可支持向秘书申请同屏,采用DTQ技术触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏,同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。

l  投票表决:单选、多选、实名投票、不记名投票;赞成、发对、弃权

l  呼叫服务:呼叫服务人员、茶水、纸笔,自定义内容。独立运行的呼叫服务接收手机APP客户端(支持IOS和安卓手机端)。

1.2会前会后功能

l  首页编辑:编辑后台欢迎界面LOGO,系统名称,版权信息

l  座位设置:设置设备、座位号、手动拖拉排序

l  桌签格式:设置外侧屏的显示格式

l  角色设置:创建会议管理员、会议秘书、与会者,创建自定义用户组,人事管理

l  考勤设置:实时查看、下载全体参会者签到表

l  会议设置:创建会议与会议相关信息

l  文件管理:文件上传自动转换,批量上传会议文件、设置阅读权限

l  投票管理:新建投票项目,设置实名、不记名投票,单选或多选,计分统计

l  会议类型:设置是否保密会议,正常会议自动归档,保密会议自动清空。

l  管理页面:管理员设置管理页面功能权限

l  会议签出:会议秘书控制所有参会人员强制签出

l  资料下载:下载会议材料、批注材料

l  会议归档:会议结束后自动归档,可按会议时间日期、会议名称搜索历史会议

l  管理后台:预设多会议,即时开始、暂停、结束会议

2、系统部署

无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署:

2.1、升降终端数台:根据实际参会人数,部署对应数量的升降终端,供参会人员使用。

2.2、无纸化交互服务器:承载数据的存储、转发,同步信号的处理。

2.3、高清同步终端:连接投影、大屏,显示会议实时同步画面。

2.3、无纸化会议交互系统软件一套。

2.4、IMG_256非网管理类型局域网交换机。

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四、方案优势

1、实用性:长期以来对于信息化智能会议系统的研发与探索,不停分析市场客户群体的需求,XBPA科技无纸化会议系统满足各种类型会议和活动使用要求。

2、安全稳定性:在功能实现的前提下,安全稳定性决定着系统的生命力。资深的研发团队、一丝不苟的生产车间、优秀的服务小组,为在方案的综合解决能力、售后服务支撑、保障等方面,提供强大而有力的支持。

3、高保密:XBPA科技无纸化会议系统,会议通信采取MD5&DES加密措施,有效保障会议内容的安全性,从根本上杜绝传统会议方式下的带来安全等各种隐患。

4、兼容扩展:XBPA科技无纸化会议系统具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统互通互联特性,确保系统作用的充分发挥。灵活支持系统功能扩展或设备级联,使用标注线缆和通讯设备。

5、简单易用性:终端设备可以进行统一管理,包括开关机、升降、调角度等,也可以通过终端按键进行控制;软件界面简单、友好,参会人员无需培训,对照菜单即会使用。


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